Jak pracovat na dálku v týmu, jak na home-office. Návod na Basecamp

Aktuální situace mnoho lidí poslala do tzv. „home office“, to znamená, že svou práci děláte z domova. Pro mnoho firem to je nezvyklá situace, obzvlášť pokud jste zvyklí pracovat v týmu, hodně komunikovat, pracovat na jedné věci ve více lidech, předávat si úkoly, na kterých pracuje více lidí najednou a potřebují mít přehled o tom, co kdo dělá a v jaké je to fázi.

Co v tomto článku najdete:

  • Moje zkušenosti s prací na dálku,
  • konkrétní tipy pro přehledné fungování týmu na dálku,
  • pohled do zákulisí Podnikání z pláže - jak pracuje na dálku náš tým,
  • návod na založení Basecampu pro home-office,
  • návod pro práci týmu na dálku v Basecampu.

Vzhledem k povaze mého online podnikání pracuji se svým týmem na dálku.

Svou asistentku Lenku jsem živě viděla poprvé až po roce spolupráce. S mou pravou rukou Verčou jsem se za necelé tři roky spolupráce viděla třikrát. V minulosti jsem pracovala s týmy o deseti lidech, kdy každý z nás byl v jiné části země.

Proto chci sdílet v tomto článku praktické zkušenosti s fungováním týmu na dálku, a to zejména s aplikací Basecamp, ve které funguju ať už jako majitel firmy nebo jako člen týmu od roku 2012 ve spojení s běžnými komunikačními cestami.

Kdy stačí Skype nebo Messenger

Než začnete přemýšlet nad sofistikovaným systémem pro komunikaci ve vaší firmě, zvažte, zda to nutně potřebujete.

Se svým týmem komunikuji i jeden na jednoho nejčastěji přes Messenger nebo e-mail, a to výhradně v případě, že se zadaný úkol týká pouze jednoho konkrétního člověka.

Ano, dá se udělat „chat“ ve více lidech, nicméně riskujete, že v balastu smalltalku zapadnou podstatné informace a nepřečtou si je všichni.

Můžete mít problém dohledat potřebné informace, postup, dokumenty. V kterém chatu to mám? Je to v mailu? Ve Skypu? V messengeru? Řešili jsme to včera nebo předevčírem? Kdo co řekl? Jaký byl závěr… uff

Pro kvalitní fungování projektu na dálku je naprosto klíčové, aby všichni měli viditelné konkrétní informace na jednom místě.

Kdy je dobré zvážit Basecamp

Basecamp používám v projektech od tří lidí nahoru. Pomáhá mně i mému týmu mít celkový přehled nad jednotlivými procesy, jejich vývojem a přispívá k pohodovému fungování celého projektu na dálku.

Bez toho, že „jeee to jsem ale nevěděla“ nebo „myslela jsem, že to udělá ten a ten…“ nebo „myslela jsem, že už to dávno je…“

Trošku kostrbatější ale také funkční technické řešení mohou být google dokumenty.

Konkrétní tipy pro přehledné fungování týmu na dálku

  • 1
    Mějte systém.
    Udělejte si harmonogram nebo systém pro konkrétní projekt a ten dejde online na místo, aby všichni členové viděli "big picture".

    Vymyslete si systém úkolování jednotlivých členů a komunikace týmu. Vše si předem sepište.

    Je zásadní, aby lidé v týmu věděli, jaké budou další kroky a co se od nich očekává, a to i přesto, že nemohou "nasávat atmosféru" dění naživo v kanceláři a reagovat na to. 
  • 2
    Nastavte pravidla.
    Mějte systém úkolování členů týmu a reporotvání provedené práce - předem určete a na viditelné místo napište JAK, KDY (jak často) a KDO bude jakou práci reportovat.

    Pracujete na dálku, takže nestačí, že někdo hlesne do éteru "mám to hotové". To může vést k mnoha komunikačním šumům. Nastavte další pravidla komunikace a první dny hlídejte a připomínkujte členy týmu (mile a podporujícně samozřejmě :) k tomu, aby tato nová pravidla respektovali.
  • 3
    Umožněte online aktualizaci progresu projektu.
    Je zásadní, aby členové týmu věděli, jaké kroky jsou v procesu a jaké jsou již hotové a mohli podle toho pokračovat ve své práci. Mějte dokument se změnami v progresu projektu, ke kterému mají všichni členové týmu online přístup a mohou dokument aktualizovat.
  • 4
    Dokumenty na jednom online místě.
    Dokuemty, které potřebuje pro práci více členů týmu, shromažďujte přehledně na jednom místě a nastavte pravidla pro jejich pojmenovávání. 
  • 5
    Online živé porady.
    Pokud jste zvyklí dělat živé porady, uspořádejte poradu přes Skype nebo Streamyard.

    Pokud tým řídíte, udělejte z porady zápis do Basecampu tak, aby jej měli všichni na očích a mohli na základě toho dělat další kroky, které ideálně určí lídr týmu.

Pohled do zákulisí Podnikání z pláže – jak pracuje na dálku náš tým:

Takto si před projektem sepíšu harmonogram jednotlivých kroků a nebo procesy, které je potřeba udělat.

Tyto kroky má na očích celý tým a ví tedy, co se děje a kdy.

Následně pro klíčové procesy vytvořím tzv. diskuzi, kde zadám velmi konkrétně úkoly a kdo co má dělat:

Jednotlivé úkoly lze přehledně zadat i do tzv. „To-do listu“, ve kterém všichni členové týmu vidí přehledně, zda je hotové např. to, co potřebují k dalšímu vývoji své práce.

Takto vypadá přehled diskuzí v Basecampu, když chystáme kampaň na kurz Podnikání z pláže:

Takto vypadá z mé strany konkrétní zadaní jednoho úkolu, ve kterém následně diskutujeme vývoj:

POZOR!

I z Basecampu se může stát zmatená platforma a smetiště stovek dokumentů, ve kterých se nikdo nevyzná, proto jsem před startem projektu s konkrétním týmem sepsala pravidla fungování v Basecampu. Mohou se vám hodit pro inspiraci pro práci ve vašem týmu, sdílím je v nezměněné podobě.

Pravidla fungování v Basecampu Podnikání z pláže:

1. Pořádek v diskuzích. Vždy se podívejte, zda už existuje diskuze na dané téma a pokud ano, pokračujte ve vlákně k dané diskuzi.

2. Názvy diskuzních vláken. Pokud zakládáte novou diskuzi, dejte ji takový název, který bude dávat smysl i za půl roku. Například „Dotazy Stáňa“ úplně smysl nedávají. :)) Patří to do vlákna „Přenos členské sekce“.

3. Notifikace. Vždy si zkontrolujte, kdo je označen pro notifikaci. Stává se, že jsou omylem zahlceni kolegové, kterých se dané vlákno netýká a naopak když se jich to týká, notifikace emailem nepřijde. Prosím tedy vždy, než vložíte komentář, zkontrolujte, komu půjde notifikace.

4. Názvy dokumentů. Pokud vkládáte dokumenty, dávejte jim názvy, díky kterým půjdou v budoucnu dohledat. Používejte tedy pro názvy dokumentů KLÍČOVÁ SLOVA.

5. Dokončování TODO. Pokud dokončíte své to-do, prosím přeškrtněte si ho, ať ostatní členové týmu vědí, že daná věc je už hotová.

6. Zadávání TODO. Pokud něco píšete do diskuze, máte požadavky na kolegu a zároveň víte, že to není jen o odpovědi, ale o tom, že ten člověk musí něco vytvořit – například napsat text – zadejte mu to vždy současně i do todo. Se vzrůstajícím počtem diskuzí totiž vždy narůstá zahlcení úkoly a v TO-DO listech je to pak přehledné a každý ví, co má dělat.

Děkuji! :)

Tato situace může být příležitostí vnést do vašeho týmu funkční procesy, které budou přínosem i poté, co pomine koronavirus.

Může být přínosem pro zpřehlednění, lepší systém komunikace, zjednodušení některých procesů, orientaci ve fungování celého týmu.

Návod, jak založit Basecamp:

Existuje více online aplikací, které fungují podobně jako Basecamp a můžete vyzkoušet, která vám bude fungovat nejlépe. Já jsem jich pár zkusila a pak jsem se vrátila zpět k Basecampu, který mi vyhovuje nejvíce.

Založení i fungování Basecampu je poměrně intuitivní, pokud se ale cítíte jistěji, když máte návod, použijte návod níže.

1. Přejděte na stránku Basecamp.com a klikněte na tlačítko Try it FREE.

2. Na následující stránce vyplňte jednoduchý formulář a klikněte na zelené tlačítko Next.

3. Na další stránce si nastavíte heslo, kterým se poté budete do Basecampu (BC) přihlašovat. Heslo musím mít nejméně 8 znaků. A klikněte na zelené tlačítko Create my new account.

4. Následně bude nutné vyplnit 4krokový registrační formulář o vás a vaší firmě.  Stačí vyplnit první krok a ostatní tři proklikat a případně si je nastavit později – doporučuji.

5. U posledního kroku klikněte na zelené tlačítko All done! Budete přesměrování na stránku, kde se vám objeví okno, že váš účet byl v pořádku založen. 

Následně můžete BC začít používat.

Návod, jak používat Basecamp

Vytvoření projektu:

Klikněte na ikonu +New a založte nový projekt. Napište jeho název a klikněte za zelené tlačítko Save.

Nepotřebné (vzorové) nástěnky si smažte. Klikněte u nich na ikonu špendlíku a zvolte Archive or Delete. Na následující stránce potvrďte smazání klikem na tlačítko Delete this project.

 

Vyvoření diskuze

Klikem na daný projekt – jeho nástěnku – se dostanete k dalším možnostem. Na kartě Message Board zadáváte jednotlivé úkoly k danému projektu. Stačí kliknout na Message Board a následně na tlačítko New message.

 

Následně vytvoříte úkol a klikem na tlačítko Post this message jej uložíte.

Objeví se vám v přehledu na kartě Message Board.

 

 

Klikem na něj se dostanete zpátky k zadanému úkolu. Je potřeba přizvat lidi, kterých se týká, aby jim chodily notifikace (upozornění) na změny a posuny v daném úkolu. Jak na to?

Na stránce Home klikněte na kartu projektu. Následně nahoře klikněte na Invite some people.

Následně klikněte na Add people. A na Add people to our team.

V okně vyplňte jméno a e-mail člověka, kterého chcete k projektu přizvat a klikněte na Send now. Danému člověku přijde e-mail, aby se připojil. Stačí pak v něm kliknout na tlačítko Join

 

Následně u každého projektu dole uvidíte lidi, které se ho účastní a mají k němu přístup. Ti také budou dostávat upozornění na e-mail, pokud někdo přidá komentář.

 

Kdo se na jakém projektu podílí vidíte přehledně i ze záložky Home u každého projektu nebo v detailu projektu.

Nahrávání dokumentů

Do diskuze – komentářů – můžete také přidávat dokumenty – soubory. Stačí kliknout na ikonu svorky a nahrát.

Seznamy úkolů – To-do

U každého projektu můžete také zakládat přehledný seznam úkolů, přiřazovat je konkrétním lidem a nastavovat data, do kdy má být daný úkol splněn.

U daného projektu klikněte na kartu To-do.

Následně To-do nazvěte. My většinou používáme název spolupracovníka – je to jeho To-do list. A klikněte na Save changes.

Poté můžete přidávat konkrétní úkoly. Klikněte na Add a to-do.

A můžete zadat konkrétní úkol.

Všechny to-do seznamy s jednotlivými úkoly pak přehledně vidíte v přehledu na kartě To-do.

Klikem na zelené tlačítko New list přidáte další seznam úkolů.

Na souhrnné nástěnce projektu na kartě To-do také vidíte všechny seznamy úkolů.

 

Vyhledávání

V Bacecampu můžete pohodlně vyhledávat. Napříč všemi projekty, jen vybranými nebo sortovat dle lidí. Stačí nahoře kliknout na ikonu Find a navolit kritéria vyhledávání.

Věřím, že nastavení procesu pro práci na dálku pro vás a váš tým bude přínosem nejen teď v době, kdy je to z důvodu koronaviru pro mnohé týmy nutnost, ale i v budoucnu pro pohodovější fungování vašeho týmu i pro dobrovolný home-office nebo beach-office jeho členů. :) 

Stáňa Stiborová (Mrázková)
Žije svůj život naplno a plní si své sny, i ty nejšílenější, každý den. Před pár lety se rozhodla, že už nechce, aby jí dny protékaly mezi prsty jako písek v přesýpacích hodinách. Je žena, matka tří dcer a jednoho syna, žena skvělého muže, expertka na online marketing a úspěšná podnikatelka. Stáňa je autorka online bestselleru Jak napsat eBook za 14 dní a knihy Podnikání z pláže. Inspiruje lidi, jak žít svobodně, radostně a naplno a učí je, jak využívat potenciál internetu a online marketingu k tomu, aby se mohli vydávat za svými sny a podnikat třeba z pláže. Více o Stáni najdete tady >>
Komentáře